A partir del 1 de enero de 2026, autónomos y pequeñas empresas en España deberán adaptarse al Reglamento Verifactu, una normativa que introduce importantes modificaciones en los sistemas informáticos destinados a la facturación. Esta iniciativa persigue fortalecer el control fiscal y prevenir fraudes, imponiendo la obligatoriedad de usar software certificado por la Agencia Tributaria. El incumplimiento puede acarrear sanciones económicas significativas.
¿Qué es Verifactu?
El Reglamento Verifactu determina condiciones rigurosas para los programas informáticos que emplean los empresarios y autónomos para emitir facturas. Su finalidad es impedir actividades fraudulentas, como la manipulación de facturas o la generación de doble contabilidad con software no aprobado. Desde su puesta en marcha, quienes no utilicen sistemas homologados por Hacienda podrían ser sancionados con multas de hasta 50.000 euros, mientras que los desarrolladores de software sin certificación enfrentarán multas de hasta 150.000 euros.
¿A quién afecta la nueva reglamentación?
No todos los negocios están obligados a cumplir con Verifactu. La normativa se aplica exclusivamente a quienes emplean sistemas informáticos para la facturación. Los pequeños comercios, autónomos o profesionales que no deben emitir facturas, así como aquellos que generan sus documentos con herramientas básicas como Word o Excel, quedan excluidos.
Además, quienes elaboran facturas manualmente o utilizan programas sencillos para imprimirlas podrán continuar con esta práctica sin necesidad de ajustarse al nuevo reglamento. Por lo tanto, negocios como mercados o comercios pequeños no están obligados a modificar sus métodos si solo facturan ocasionalmente o no emplean sistemas electrónicos avanzados.
¿Quiénes deben cumplir con Verifactu?
La normativa impacta fundamentalmente a autónomos y negocios pequeños que ya utilizan sistemas de facturación electrónica. Para estos usuarios, la adopción de Verifactu será obligatoria desde 2026, lo que puede resultar complicado, especialmente para quienes cuentan con poca experiencia en facturación electrónica.
La adaptación a este nuevo sistema tendrá un coste, aunque según expertos, no será excesivamente elevado. Las compañías que empleen software no certificado deberán actualizar sus programas o cambiar de proveedor para ajustarse a la ley. Algunos desarrolladores han incrementado el precio de sus servicios, lo que podría encarecer los gastos operativos para pequeñas empresas.
Opciones gratuitas para pequeñas empresas
Con el fin de facilitar la transición, la Agencia Tributaria ha lanzado una aplicación gratuita que permite a autónomos y pequeños empresarios emitir facturas electrónicas enviándolas directamente a Hacienda sin necesidad de software privado. Esta alternativa apunta a quienes manejan un volumen reducido de operaciones y desean evitar gastos adicionales.
Funcionamiento del sistema Verifactu
Una característica esencial del sistema Verifactu es la inclusión de una huella digital en las facturas, lo que facilita a Hacienda la verificación de posibles alteraciones posteriores a la emisión. Asimismo, será obligatorio incorporar un código QR que permita acceder a los datos detallados de la factura cuando sea necesario.
El reglamento contempla dos modos de aplicación: la modalidad Verifactu, que permite a Hacienda consultar la información en tiempo real, y la modalidad No Verifactu, donde el usuario mantiene la información localmente y solo la envía si Hacienda lo solicita. Cabe señalar que la aplicación gratuita de la AEAT solo ofrece la modalidad Verifactu.
Importancia de prepararse con anticipación
Aunque la fecha límite para adecuarse está en el futuro, los especialistas aconsejan que autónomos y pequeñas empresas comiencen a informarse y a tomar las medidas pertinentes para cumplir con la normativa. La abogada Ana María Feria señala que «no es motivo de alarma, pero sí es necesario ocuparse de la adaptación con tiempo, pues el calendario avanza rápido y conviene estar listos».
La entrada en vigor de Verifactu representa un avance significativo hacia la digitalización de la facturación en España. Aunque supone una tarea adicional para varios pequeños negocios, también ofrece la oportunidad de incrementar la eficacia y transparencia fiscal. No obstante, adaptarse a esta normativa será un reto, sobre todo para quienes todavía no están familiarizados con las herramientas tecnológicas y la facturación electrónica.
