En 2025, los autónomos se enfrentarán a una fiscalidad más rigurosa, con nuevas condiciones para justificar los gastos deducibles en el IRPF. Es fundamental entender qué se puede deducir y el procedimiento correcto para evitar sanciones, dado que la Agencia Tributaria ha intensificado la vigilancia sobre gastos que combinan uso profesional y personal, especialmente en materia de vivienda e Internet.
De acuerdo con asesores fiscales y plataformas especializadas como Legálitas, las deducciones fiscales siguen siendo un recurso clave para aminorar la carga tributaria. Sin embargo, Hacienda profundizará en el análisis de las facturas y la coherencia contable de cada gasto registrado.
Condiciones más rigurosas para la deducción de gastos
Para que un gasto pueda descontarse legalmente de la base imponible del autónomo, debe cumplir tres requisitos esenciales: estar directamente relacionado con la actividad profesional, estar respaldado por una factura a nombre del autónomo y estar correctamente registrado en la contabilidad.
Los expertos indican que la Administración está rechazando con mayor frecuencia gastos que no cumplen estrictamente estas condiciones, lo cual puede implicar liquidaciones adicionales y recargos.
Material profesional, servicios bancarios y dietas: gastos comunes deducibles
Entre los gastos que Hacienda acepta como deducibles están los materiales o materias primas imprescindibles para la actividad; las comisiones y gastos bancarios vinculados; los intereses por préstamos o créditos relacionados con el negocio; y las dietas o desplazamientos siempre que estén debidamente justificados.
Uno de los aspectos más complejos sigue siendo el uso del vehículo profesional. Para deducir el 100%, se debe demostrar que el vehículo se emplea exclusivamente para labores profesionales. En casos de uso mixto, la deducción suele ser parcial.
Oficinas, locales y tecnología: gastos deducibles en su totalidad
Cuando el autónomo desempeña su actividad en una oficina o local destinado únicamente al negocio, puede deducir todos los gastos relacionados, como alquiler, luz, agua, reformas, seguros o suministros. Para ello, el inmueble debe estar registrado como centro de trabajo en el censo de Hacienda.
También se consideran deducibles los gastos en equipos tecnológicos e informáticos, como ordenadores, periféricos, software profesional, dominios web, programas de facturación o herramientas digitales de gestión. Los equipos cuyo coste supera los 800 euros se amortizan a lo largo de varios ejercicios.
Salarios, Seguridad Social y servicios externos
Los gastos asociados al personal contratado —salarios, cotizaciones, dietas, indemnizaciones, formación o seguros colectivos— pueden deducirse íntegramente. También es posible incluir en la contabilidad los servicios de gestorías, asesorías, abogados, diseñadores o profesionales externos relacionados con la actividad.
Trabajo desde casa: límites y modificaciones en deducciones
Hacienda está siendo más exigente en la deducción de gastos cuando el autónomo trabaja desde su domicilio. Se puede deducir una parte proporcional de la vivienda —generalmente entre un 10% y un 20%— así como un porcentaje correspondiente de suministros como electricidad, agua o Internet.
No obstante, la Agencia Tributaria pide cada vez más evidencias del uso profesional, llegando a requerir contadores independientes para suministros o líneas telefónicas separadas para uso personal y laboral.
En cuanto al Internet, la deducción máxima no puede superar el 33% del espacio destinado al trabajo dentro del hogar. Para teléfonos móviles, Hacienda exige líneas independientes que permitan comprobar el uso laboral.
Otros gastos que permanecen deducibles
Los autónomos podrán continuar descontando:
- Cuotas de autónomos o mutualidades alternativas.
- Aportaciones a planes de pensiones.
- Seguro de vida, con un límite anual de 500 euros.
- Seguro médico privado, también con un límite de 500 euros por año.
- Seguros de baja laboral y de responsabilidad civil.
- Donaciones.
Requisitos de Hacienda para evitar sanciones
Para prevenir conflictos con la Agencia Tributaria, se recomienda:
- Solicitar siempre factura a nombre del autónomo.
- Justificar claramente la finalidad profesional del gasto.
- Declarar los gastos correctamente en los modelos trimestrales.
- Guardar todas las facturas durante al menos cuatro años.
- Consultar con un asesor fiscal ante cualquier incertidumbre.
Actualizaciones en 2025: prórroga de módulos y nuevas obligaciones digitales
El régimen de módulos se mantendrá íntegramente durante 2025, sin cambios en los límites. Además, los autónomos podrán fraccionar el pago del IRPF en dos plazos sin intereses: un 60% en junio y un 40% en noviembre.
Por otro lado, Hacienda sigue implementando nuevas medidas de digitalización y facturación electrónica con el fin de asegurar el rastreo y la deducibilidad adecuada de los gastos.
2025, un año crucial para el control fiscal
Con un marco normativo más riguroso y un aumento en las inspecciones por parte de Hacienda, los autónomos deben extremar el control de sus facturas y la justificación adecuada de gastos. Conocer a fondo las deducciones permitidas y contar con asesoramiento profesional puede implicar un ahorro significativo y reducir el riesgo de sanciones en un ejercicio fiscal que se prevé especialmente exigente.
