El Estatuto de los Trabajadores junto a los convenios colectivos regulan cómo deben reembolsarse los gastos derivados de desplazamientos laborales. Aunque es una práctica permitida, el empleado no debe ver afectada su economía por cumplir con su trabajo.
Los desplazamientos corporativos son esenciales para la expansión y coordinación empresarial, pero suelen generar preocupaciones financieras para quien los realiza. Surge la duda frecuente antes de reservar un transporte o realizar un gasto: ¿Tengo la obligación de pagar con mis recursos personales los gastos de la empresa?
En resumen, el método de «gastos a justificar» es legal y común, aunque la legislación ampara que estos movimientos no impliquen un perjuicio económico para el trabajador.
Marco normativo vigente en España
Esta regulación se encuentra en varias fuentes legales:
• Estatuto de los Trabajadores (Art. 40.6): Reconoce el derecho del trabajador que se traslada a un lugar distinto de su residencia habitual a recibir dietas y compensaciones por los gastos efectuados. La norma sostiene que los riesgos y costes de la actividad empresarial deben asumirlos las empresas, no los trabajadores.
• Convenios Colectivos: Son determinantes pues cada sector (hostelería, metalurgia, oficinas, entre otros) establece la forma de pago de estos gastos. Algunos acuerdos prevén un anticipo previo si se solicita, mientras que otros contemplan la devolución tras presentar las facturas al finalizar el mes.
• Jurisprudencia: Diversas sentencias han señalado que una empresa no puede imponer al empleado gastos que comprometan su subsistencia mínima, especialmente si el salario es reducido o los desembolsos son elevados.
Tipos de compensación aplicables
Dependiendo de la empresa o el convenio, el trabajador puede encontrarse con dos modelos:
1. Modelo de Dietas: Se abona un monto fijo diario (por ejemplo, 50€ para comida) sin necesidad de justificar con comprobantes, únicamente demostrando el viaje realizado.
2. Modelo de Gastos a Justificar: Este sistema es el que genera más dudas. El empleado adelanta el gasto, conserva la factura y posteriormente la empresa reembolsa el importe exacto.
• Kilometraje: En caso de usar vehículo propio, se paga una cantidad por kilómetro (actualmente exenta de IRPF hasta 0,26 €/km), que cubre combustible y desgaste.
Recomendaciones para proteger tus finanzas
Si tienes previsto un viaje laboral, te aconsejamos seguir estas indicaciones para evitar malentendidos:
• Solicita un anticipo: Cuando el viaje implique gastos elevados en alojamiento o transporte, puedes pedir a la empresa un adelanto o una tarjeta corporativa.
• Prioriza facturas completas sobre tickets: Para facilitar la deducción del IVA empresarial y evitar inconvenientes fiscales, solicita siempre facturas completas que incluyan NIF y datos del emisor, en lugar de recibos simplificados.
• Revisa la política interna de viajes: Consulta el manual de la empresa donde se detallan límites para gastos (por ejemplo, máximo 25€ por cena) y así evitar problemas con el reembolso.
En conclusión, adelantar fondos es legal siempre que la empresa restituya la totalidad del importe en un plazo razonable. Un retraso constante en los pagos podría constituir un incumplimiento contractual.
